• Qu’est-ce qu’on entend par GED ?

La GED ou Gestion Electronique de Documents, souvent appelé GEID ou (Gestion Electronique de l’Information et des Documents), est un système ou processus de gestion des documents en version informatisée. Le terme GED permet aussi de désigner les logiciels permettant de gérer ces documents.

• A quoi sert système de gestion numérisé ?

Comme son nom l’indique, la GED permet de numériser des données sur multiple support comme le papier par exemple. Le but est de pouvoir archiver les données le plus longtemps possible comme la numérisation patrimoniale, qui permet de conserver les anciens manuscrits ou ouvrages de l’histoire.

Au niveau des entreprises, la mise en place du GED est de pouvoir monter un référentiel de document important pour son usage car l’utilisation du papier en tant que support pour les données constitue un barrage au niveau de la production.

• Donc, comment la maitriser ?

La mise en place de la gestion électronique des documents ou GED est en quelque sorte un grand pas vers la qualité et la numérisation mais la maitriser reste un point important qu’on doit absolument acquérir. Donc, voici quelques conseils pour vous guider dans cette mise en place de la GED.

Tout d’abord, la première étape consiste à acquérir un document pour la numériser. Ceci peut se faire via scanner ou par intégration de document numérique déjà existant. Cette acquisition s’en suit de l’enregistrement, ce dernier vise à attribuer une référence à ce document numérisé. Une fois classé, les documents doivent être indexés.

Par la suite, la procédure est suivit de la gestion des documents qui est une opération pour pouvoir gérer le document en question, c’est-à-dire que ce dernier passera par une étape de cryptage pour sa sécurité ou niveau de l’accessibilité.

Enfin, il ne reste plus qu’à le stocker mais cette étape a aussi besoin de maitrise car on ne peut pas stocker les données n’importe comment et n’importe où. La clé est de savoir à quelle fréquence les documents seront utilisés, leurs volumes car le support de stockage doit offrir une fiabilité et une rapidité d’accès pour leur diffusion qui pourra se faire par Internet ou par Intranet.

Pour conclure, la mise en place du projet GED est importante non seulement pour assurer l’approche qualité dans une entreprise mais aussi d’améliorer la production. De façon méthodique, l’outil GED facilitera l’accès et la recherche des documents aussi bien que son transfert.