Le classement, la conservation des documents et l’archivage sont de vrais casse-têtes au commencement…Que dois-je archiver ? Comment ? Où ?

Que ce soit à des fins personnelles ou professionnelles, il convient de classer et/ou archiver de manière ordonnée ses documents engageants. Pour optimiser cette organisation, diverses solutions d’archivage vous sont offertes.

La plus adaptée, simple et économique est d’utiliser des boîtes à archives.

Pourquoi archiver ?

L’archivage de documents répond à 3 grandes problématiques (que vous soyez un professionnel ou non) :

• Pour la gestion courante de vos dossiers. Dans ce cas l’objectif est de réaliser un classement clair et précis des dossiers et de les archiver de manière optimale afin d’en disposer rapidement dès que vous en aurez besoin
• Pour prévenir et vous protéger en cas de litige judiciaire, ces documents sont conservés en tant que preuves et justificatifs.
• Pour une conservation du patrimoine historique (conservation à long terme)

La conservation des archives est donc essentielle pour les professionnels comme pour les particuliers. Voyons donc maintenant comment procéder.

Boîte à archives carton ou plastique ?

La mise en boîtes archives est la meilleure solution qui vous est offerte en termes de conservation. À partir de là, vous avez le choix entre une boîte à archives en carton ou en plastique. Toutes deux offrent des caractéristiques intéressantes en termes de conditionnement, mais la boîte archives carton possède des avantages clés qui font la différence !

En effet pour une conservation sur le moyen/long terme, il est conseillé d’utiliser une boîte à archives en carton, ainsi que des pochettes ou chemises en carton, et non en plastique puisque le plastique, avec le temps, altère les documents à cause des composants chimiques qu’il comporte et provoque une condensation de l’humidité ambiante, ce qui détériore bien évidemment le papier.

Le carton permet également aux dossiers conservés une aération ou « respiration » nécessaire grâce à sa porosité.

Enfin, le carton est un choix plus « écologique » puisqu’il est réutilisable, et bien souvent biodégradable. Le plastique, en revanche, est comme vous le savez un réel problème pour l’environnement.

Comment archiver ?

En fonction des documents qu’il vous convient de conserver vous devrez choisir la taille et le format de boîte archives adaptés. Prenez en compte le format de vos dossiers ainsi que celui des pochettes en carton si vous envisagez une double protection.

Pour optimiser la conservation pensez également à enlever de vos dossiers tous les éléments qui tendent à dégrader les documents (par exemple les agrafes, trombones ou les épingles etc.).

Pour vous assurer que le format de la boîte conviendra, prenez une dimension légèrement plus large pour éviter que les dossiers y soient trop serrés.

Une offre variée s’offre à vous en plus du critère du format :

• au niveau de la cannelure du carton (de cette caractéristique dépend une résistance plus ou moins importante)
• au niveau de la couleur (carton brut, blanc ou de couleur)
• au niveau du type (par exemple une boîte archives spécialement conçue pour des dossiers suspendus, et avec ou sans poignées / ou trous pour faciliter le transport)
• au niveau de la fermeture (montage automatique, couvercle rabattable, fermeture par ruban adhésif etc.).

Généralement les boîtes archives possèdent également des champs d’indexation afin de faciliter le classement. Car l’objectif est tout de même de bien ranger les documents afin de les retrouver rapidement si besoin est.

Conditions de conservation

Que vous soyez un particulier ou un professionnel, sachez qu’il existe un certain nombre de critères de conservation des archives afin de ralentir au maximum leur altération.

Choisissez un lieu sec, propre, à température constante (idéalement entre 15º et 20º) et dépourvu de tuyauterie ou d’éléments risquant toute infiltration d’eau.

De plus, utilisez si possible du matériel adapté pour le rangement : vous pouvez par exemple utiliser des étagères de stockage ou encore des containers pour boîtes à archives en carton spécialement conçus à cet effet.

 

Le classement et l’archivage des documents sont essentiels en particulier pour les organisations et entreprises car ils sont également synonymes de productivité et d’efficacité.

Sachez également que le secteur public est soumis à des obligations légales d’archivage, physique et numérique, dans ce cas, le classement et l’archivage des dossiers sont des démarches qui sont effectuées non seulement par bon sens, mais aussi par obligation.